Gantung Status Mahasiswa Nonaktif hingga 14 Semester, UIJ Perketat Pelaporan Data

Potret: Kepala UPT PDPT, M. Ali Muhsin, saat diwawancarai di ruang kerjanya, Senin (05/11). Fotografer: Halimatus Sakdiyah

UIJ, www.lpmmitra.id — Universitas Islam Jember (UIJ) masih memberikan kelonggaran bagi mahasiswa yang tidak mengikuti perkuliahan tanpa mengajukan pengunduran diri secara resmi. Mahasiswa tersebut tetap dicatat sebagai mahasiswa terdaftar hingga batas akhir masa studinya berakhir.

Kepala UPT Pangkalan Data dan Perguruan Tinggi (PDPT) UIJ, M. Ali Muhsin, menjelaskan bahwa mahasiswa yang tidak aktif di pertengahan masa kuliah tidak langsung dikenakan sanksi Drop Out (DO). Untuk program Sarjana (S1), pemberhentian secara resmi baru dieksekusi ketika mahasiswa telah menghabiskan batas maksimal masa studi.

“Mahasiswa berhenti itu dieksekusi atau diputuskan berhenti ketika habis masa studinya. Habis masa studi itu kalau S1 14 semester,” ujar M. Ali Muhsin, saat diwawancarai di ruang kerjanya, Senin (05/10).

Ia menambahkan bahwa pihak kampus tidak secara sepihak mengeluarkan keputusan DO bagi mahasiswa yang menghilang di pertengahan semester.

“Kecuali mahasiswanya datang mengundurkan diri, itu dieksekusi. Tapi kalau yang kita menentukan langsung DO, tidak, di pedoman akademik tidak ada yang seperti itu,” ucapnya.

Meskipun dalam pedoman akademik tertulis batas maksimal nonaktif dan cuti masing-masing dua semester, kampus masih memberikan toleransi hingga 14 semester. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu mahasiswa kembali menuntut hak studinya.

“Harusnya kan DO, tapi kita masih memberi kelonggaran biasanya. Takutnya mahasiswa sewaktu-waktu datang menuntut atau seperti apa, kita biarkan sampai 14 semester,” terangnya.

Kebijakan tersebut berdampak pada akumulasi data di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Tampilan publik PDDIKTI mencatat gabungan mahasiswa aktif dan nonaktif yang belum lulus, sehingga jumlah mahasiswa aktif tampak lebih banyak dari kondisi riil.

“Kalau di PDDIKTI luar itu adalah jumlah total mahasiswa aktif dan nonaktif yang belum lulus. Baru kalau kita login pakai akun internal, itu memang dibedakan mana yang aktif dan nonaktif,” ungkapnya.

Kondisi banyaknya mahasiswa nonaktif ini dinilai mengganggu penataan data serta proses akreditasi kampus. Oleh karena itu, mulai semester ini setiap program studi (prodi) diwajibkan melaporkan status keaktifan mahasiswanya.

“Gak boleh sekarang ada mahasiswa yang statusnya tidak jelas. Itu mengganggu akreditasi, mengganggu semuanya,” tegasnya.

Terkait proses pemberhentian resmi, Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) akan merekap daftar nama mahasiswa yang belum lulus di semester 15. Data tersebut kemudian diverifikasi oleh prodi sebelum diterbitkan Surat Keputusan (SK) Rektor untuk diunggah ke PDDIKTI.

“Laporan dari prodi dikembalikan lagi ke akademik, dibentuk SK pemberhentian, SK DO, dan mengundurkan diri. SK itu diserahkan ke sini dan kami mengunggah sekaligus melaporkan statusnya,” paparnya.

Jika terdapat kekeliruan data pokok mahasiswa, kampus menyediakan mekanisme Perubahan Data Mahasiswa (PDM). Selain itu, proses pengajuan pembaruan data ke PDDIKTI biasanya membutuhkan waktu satu hingga dua bulan.

“Kalau biasanya sampai tiga bulan belum ada respons dari Dikti, kita yang ke sana menanyakan bagaimana prosesnya,” pungkasnya.

Pewarta: Tevi Sukma Lestari 

Editor: Vina Amalia Agustin